V BTC z rešitvami e-GenDoc podpirajo razvoj in krepijo konkurenčnost

Poslovna uspešnost družbe BTC, d. d., ki predstavlja vodilnega zunanjega izvajalca storitev upravljanja z nepremičninami, je v veliki meri odvisna tudi od obvladovanja internih procesov in administrativnih postopkov, kot sta upravljanje s pogodbami ter obvladovanje prejetih dokumentov. Kot podjetje, ki se ukvarja z nepremičninami, sklepajo najemne pogodbe za več let. Čeprav uporabljajo tipske pogodbe, se pri sami pripravi pojavi veliko posebnosti. V pripravo so namreč vključene različne službe, na primer tehnična, varnostna, pravna, finančna pa tudi informacijska. »Vsaka pogodba je predstavljala nek ad-hoc proces, kar je bilo kaotično in počasno,« je povedal Matej Bregar. Dokumentacija je krožila po e-pošti, zato je bil potek procesa odvisen od tega, kako nekdo pozna delovanje sistema. Problem je bil tudi, če so prišli novi zaposleni, ki niso poznali postopkov. V družbi BTC so sicer vložišče digitalizirali že leta 2003. »Vsa vhodna in izhodna pošta se je skenirala in opremila z meta podatki v namizni aplikaciji, uporabniki pa so dokumente prejemali po elektronski pošti. Aplikacija je performančno zadostovala, vendar so se pojavili tako tehnični kot uporabniški izzivi, zaradi katerih smo se odločili za prenovo,« je pojasnil Bregar.

Učinkovito obvladovanje pogodb od priprave do vsakodnevne uporabe je za ponudnike storitev upravljanja z nepremičninami eden najbolj kritičnih administrativnih procesov. Tudi za BTC, kjer so se odločili za digitalizacijo celotnega procesa upravljanja s pogodbami. »Primarno smo želeli pospešiti izvedbo postopka priprave pogodb. Gre predvsem za komercialne pogodbe, kjer mora biti posel sklenjen v določenem roku in partnerji ne morejo čakati zaradi notranjih postopkov,« je razložil Matej Bregar, direktor enote za IT in digitalizacijo poslovanja v družbi BTC. Med razlogi, ki so botrovali prenovi vložišča, so bili predvsem zmanjšanje števila uporabljenih platform, poenostavitev vzdrževanja sistemske programske opreme ter znižanje stroškov vzdrževanja tehničnega dela. Rešitev poleg tega ni podpirala oddaljenega dostopa prek različnih naprav.

Z uvedbo modula e-Procesi v procesnem dokumentnem sistemu e-GenDoc so standardizirali proces priprave pogodb in pridobili pregled, kdo in v kateri fazi se mora vključiti v pripravo. »Največ smo pridobili s tem, da je proces hitrejši in preglednejši in da njegova izvedba ni več odvisna od procesnega znanja zaposlenih,« je povedal Bregar. Podprli so tudi vračanje pogodb v predhodne faze, ter komunikacijo med udeleženci v povezavi s potekom procesa in vsebino pogodbe. Celoten proces je revizijsko sledljiv, od uporabniških aktivnosti do sprememb na samih pogodbenih dokumentih. Novo vložišče so vzpostavili v procesnem dokumentnem sistemu e-GenDoc, z uvedbo modula e-Pisarna. »S prenosom vložišča v e-GenDoc smo v prvi vrsti optimizirali vzdrževanje, po eni strani zaradi prehoda na uporabo spletnih aplikacij, po drugi strani pa zaradi poenotenja platform,« je izpostavil Bregar. Vložišče, kjer vodijo celotno vhodno in izhodno pošto, bodo povezali z različnimi poslovnimi procesi ter tako vzpostavili celovite digitalne postopke in neprekinjeno sledljivost dokumentov.