GZS posluje brezpapirno z Genisovimi rešitvami

Gospodarska zbornica Slovenije je največja, najmočnejša in najvplivnejša povezava gospodarstva v Sloveniji. Od uveljavitve prostovoljnega članstva leta 2006 so vsa panožna združenja po statutu samostojna, kar se odraža tudi pri izvajanju vsakodnevnih delovnih postopkov. Poslovanje je potekalo analogno, po papirjih, tudi sami procesi, kot sta plačevanje računov in vodenje pogodb, niso bili ustrezno urejeni in poenoteni. Največji izzivi pri internem poslovanju so bili kompleksnost potrjevanja računov, pomanjkanje pregleda, kje se računi nahajajo ter veliko kopiranja zaradi postopkov potrjevanja in poročanja na projekte.

Projekt se je pričel z razširjeno pripravo projektne naloge, kjer so se definirali postopki, pregledalo smotrnost uvedbe rešitev in dogovorilo za integracijo z zalednim sistemom Largo podjetja Perftech. Z uvedbo elektronskega potrjevanja računov, ki je bila prva prioriteta so želeli v prvi vrsti razbremeniti zaposlene v računovodstvu ter jim omogočiti učinkovitejše delo in pravočasno izvajanje nalog. Eden najpomembnejših ciljev je bilo skrajšanje časa za potrjevanje računov, da bi lahko hitreje pripravili mesečne bilance in druga poslovna poročila. Z odpravo kopiranja in tiskanja računov so želeli znižati neposredne stroške tiskanja,pisarniškega materiala in drobnega inventarja. S poenostavitvijo in hitrejšim iskanjem dokumentov pa so želeli ustvariti prihranke pri delu.  

V projektu uvedbe, ki se je začel v drugi polovici septembra 2019, so najprej skupaj z Genisovimi analitiki popisali poslovne procese in izdelali projektno nalogo. Na osnovi projektne naloge so v Genisu pripravili model informacijske rešitve in decembra začeli s postavitvijo sistema ter s testiranjem delovanja. V tem času se je izvedla tudi integracija s poslovnim informacijskim sistemom Perftech  Largo. Sistem e-GenDoc so v uporabo predali z novim letom, tako da so uporabniki od 1. januarja 2020 vse nove prejete račune lahko potrjevali samo še elektronsko. V prvi fazi projekta brezpapirnega poslovanja poskrbeli za elektronsko obvladovanje prejetih računov in povezane dokumentacije, pri čemer novi sistem uporablja nekaj več kot 100 zaposlenih. Zajem dokumentov poteka z informacijsko rešitvijo e-Pisarna, obdelava računov pa se izvaja v modulu e-Računi. V drugi fazi projekta, ki poteka sedaj, bodo uvedli centralni register pogodb in aneksov ter vodenje potnih nalogov z informacijsko rešitvijo e-Potni Nalogi. Vzpostavitvi registra pogodb bo sledila še digitalizacija samega procesa priprave pogodb z modulom e-Procesi, v načrtu pa je tudi digitalizacija vodenja sej in sestankov prek informacijske rešitve e-Seje.

Z brezpapirnim poslovanjem so dosegli, da so računi podpisani v enem tednu od prejema. Sedaj se točno ve, kdo mora kaj podpisati in sistem spodbuja podpisnike, da račun potrdijo. Poleg tega imajo v računovodstvu popoln pregled nad postopkom podpisovanja in lahko takoj ukrepajo, če račun obstane pri kakem od podpisnikov. Celoten proces poteka digitalno, z enkratnim vnašanjem podatkov, pri čemer je poskrbljeno tudi za samodejni prenos podatkov za knjiženje v poslovnem informacijskem sistemu. Uporabniki najdejo račune zelo hitro, saj imajo za to vnaprej pripravljene standardne preglede, poleg tega pa si lahko oblikujejo lastne preglede. Račune hitro najdejo s pomočjo iskanja po metapodatkih ali po uporabniško nastavljivih kriterijih. V delotoku potrjevanja računov ne krožijo več originalni papirni računi, ampak se pregleduje in potrjuje samo še digitalno različico računa. Med ključnimi izboljšavami je tudi prenehanje kopiranja oziroma tiskanja računov. Zdaj račune za projekte, ki so se prej večkrat kopirali, hitro izpišejo s pomočjo različnih zmožnosti za iskanje in filtriranje ter preglede enostavno izvozijo v različne datoteke. Odpravili so kroženje kopij računov za podpisnike ter kopiranje računov v posameznih združenjih za njihove lastne evidence. Vsa dokumentacija v povezavi z računi je na voljo na enem mestu in samo še v elektronski obliki, zato se ne izgublja več.